怎样做好因公出访“五大员”

出访某些非洲国家，应了解是否需要黄皮书，即《预防接种证书》。有的需要预防霍乱和黄热病两种接种证书。

行李标志。为了方便在机场快速辨认和提取托运行李，方便住地分发行李，可以在出发前，每件行李贴上一小张写有中外文姓名的不粘胶纸，再系上一条二十来公分长的单色彩带，作为本团组的行李标志。

接头地点。随团译员如果要负责旅行事务的联络和协调工作，每一站出发以前，都必须落实交通工具，若乘飞机，事前务必确认机座；同时要搞清楚下一站的目的地地点和联系人电话，告知代表团抵达的航班号、机场名字，若乘车则明确目的地位置。

如乘飞机，要留意抵达机场的名字，机票上通常都有标注。这一点稍不小心就容易弄错。有些国家的大都市往往有两个以上的机场，如英国伦敦就有两个大型国际机场，一个叫希思罗（Heathrow），另一个是加特维克（Gatwick）。有一次笔者随团访问美国，事前只通知接待单位抵达纽约的日期和航班号，忘了告知目的地机场名字，结果代表团飞抵纽约的肯尼迪机场（Kennedy Airport），而接待人却跑到另一个叫拉瓜迪亚的机场（La Guardia Airport）迎候。

入住登记。最好事前传一份团员资料给接待联系人，商请他们事先帮忙办理团体入住登记（group check-in），身份较高的团组事先办好“贵客快捷入住登记”（VIP check-in）。如果事前办不到，译员在抵达住地时，赶紧先办好团长的入住手续。
住房表。人手有一份住房表，可以方便大家相互联系。笔者通常在出国前制作一张空白表，入住登记时，填上各人的房号、房间电话号码，并即刻在登记处复印，然后派发给各位团员。若来不及当面派发，就当面给一份团长，其余的往团员住房门缝里每人塞一份。住房表参考：

住房表

 旧金山Sheraton Hotel 纽约Four Season Hotel

房号电话房号电话

张三 7628+1630
 
李四 7638+1629
 

出发前提醒。每一次返回住地，或者需要再次集中出发活动以前，随团翻译有必要确认是否按日程表时间出发，把下一次出发时间和着装要求等在全团下车或解散以前，向大家宣布一下。集中时间宜比出发时间提前五分钟。重要的活动，出发前十分钟笔者有时会逐个房间打电话提醒：“快到点出发了”。常常有的人健忘，有的人没睡醒（包括傍晚前紧张活动后的小休），还有的人动作总是较慢，要特别关照。对于早上叫醒时间，译员可视需要统一告诉酒店总机设定。

收费电视问题。许多国家的酒店都提供收费电视(PaidTV)服务。这种服务经常产生三个问题：一是给自费团组增加额外支出；二是经常出现按错键钮情况，白白支付一大笔冤枉钱；三是节目内容不妥，但有的团员出于新鲜好奇，一直看到凌晨，结果第二天无精打彩，参加各种活动要不打瞌睡，要不提不起任何兴致。对此，译员可以同酒店总台打招呼，事先取消给本团各间客房的收费电视服务。

礼品管理。根据经验，送外方的礼品能包装的，都在出国前包装好。对方送的大件礼品，可以商请对方邮寄给我方单位。

提取行李。在机场提取托运行李以及在酒店出行李的时候，按经验随团译员或负责行李托运的人，要点清总件数，避免遗漏。在酒店让行李员收行李，如通知放在门外，有的团员怕丢失行李，没按要求放出来，但本人却离开了房间，结果行李就遗漏在房间里，而全团已出发前往外地。

五、安全员

因公出访还涉及财物安全、人身安全和保密安全，要有安全观念、防范意识和防备方法，做到乘兴而去，平安而归。

财物安全。代表团的机票和护照，经常会让随团翻译集中保管，统一办手续。从安全角度看，护照还是让个人自己保管为好，需要集中的时候再向各人收取。这样做是有点费事，但万一丢失了，也只是一个人的损失。否则，就象把全部鸡蛋放在一个篮子里，一旦打了全都没了，全团都麻烦。

若要求随团翻译携带现金，如数量较多，可采取两种办法：一是分由俩人携带。若必须一人携带，不宜全部放在一个手提箱内，更不能放在拖运行李中，抵达酒店后可放进客房或总台的保险箱内。二是出访前购取旅行支票，或者开一张临时外汇信用卡，另携带少量现金。携带支票者，把支票号码列一清单单独放在安全的地方，用过的支票，就在清单上勾注一下该号码，万一丢失，只需把未用支票号码速告发支票的银行，办理挂失止付即可。

在一些国家和地区，尤其是西欧的一些国家和俄罗斯，要提醒团员注意，在机场中转、外出参观、照相、购物等场所，尤其要小心自己的证件、钱包和手提包。国际窃贼的偷窃手段可以说是无奇不有，许多被盗者事后提起，都感慨不已。

出访快结束的那一两天，不少人觉得很疲劳，紧张的旅程就要结束了，人也放松了，有的人往往在此时麻痹大意，丢三落四。

人身安全。出访期间，遇到治安复杂之地，不宜受好奇心驱使，出外单独活动。过马路应务必按规定通道或指示行走，不宜图方便抄近路，见视线以内没有车来，就抱着侥幸的心理自行其道。笔者有一次在美国没按规矩过马路，而且是在拐弯处，树林遮挡着弯道的另一方，结果领教了一回给突然飞驶而至的轿车吓一大跳的感觉。

游览名胜也要注意安全，以免乐极生悲。在风景名胜区拍照，也需要多长一个心眼，留意脚下，附近周围是否有什么不安全的隐患。笔者1994年3月份随一个考察团访问加拿大，该团在多伦多去游览著名的尼亚加拉大瀑布。当时寒风刺骨，冰雪消融，栏杆、地下，到处都滑极了。有的团员兴致勃勃，坐在布满滑冰的栏杆上留影拍照，而后面就是万丈深渊，当时幸亏相互提醒，避免了“后滚翻”。

住地房间遇到有人敲门，应先问清楚来人再开门。

保密安全。需保密的资料原则上都不应携带出国，确实需要携带，应随身保管，不单独携带外出活动。在必要时，可以视情况暂时存放在我方驻外机构。严格来说，锁在酒店的保险箱并不保险。

打电话要留意，不谈及内部的事情。打电话泄密，往往自己都不清楚。如代表团内部会议涉及较敏感的问题，开会地点不应选在酒店的会议室或客房内。

随团翻译人员经常是五大员一肩挑。要做好这五大员，除了工作能力和工作方法外，译员尤其要有高度的责任心，热情服务和任劳任怨的精神，机敏沉着、灵活应变的工作作风；既要有主见，又服从领导；既能高效办事，又懂抓紧休息。以上杂谈，谨供同行新手参考。
 

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