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(五)原始凭证的审核内容
原始凭证的审核内容主要包括:原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性、正确性和及时性。
经审核的原始凭证应根据不同情况处理:
(1)对于完全符合要求的原始凭证,应及时据以编制记账凭证入账;
(2)对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证,应退回给有关经办人员,由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后,再办理正式会计手续;
(3)对于不真实、不合法的原始凭证,会计机构和会计人员有权不予接受,并向单位负责人报告。
三、记账凭证
(一)记账凭证的概念
记账凭证又称记账凭单,是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的直接依据。
(二)记账凭证的种类
1.按内容分类
(1)收款凭证。收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。
(2)付款凭证。付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。
(3)转账凭证。转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。
2.按照填列方式分类
(1)复式凭证。复式凭证是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。
(2)单式凭证。单式凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证,填列贷方科目的称为贷项凭证。
(三)记账凭证的基本内容
(1)记账凭证的名称;
(2)填制记账凭证的日期;
(3)记账凭证的编号;
(4)经济业务事项的内容摘要;
(5)经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向;
(6)经济业务事项的金额;
(7)记账标记;
(8)所附原始凭证张数;
(9)会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。
(四)记账凭证的编制要求
1.基本要求
(1)记账凭证各项内容必须完整。
(2)记账凭证应连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号。
(3)记账凭证的书写应清楚、规范。相关要求同原始凭证。
(4)记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或根据若干
张同类原始凭证汇总编制,也可以根据原始凭证汇总表填制;但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
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(5)除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。
(6)填制记账凭证时若发生错误,应当重新填制。已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
(7)记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
2.收款凭证的编制要求
收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“现金”或“银行存款”;日期填写的是编制本凭证的日期;右上角填写编制收款凭证的顺序号;“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明;“贷方科目”填写与收入现金或银行存款相对应的会计科目;“记账”是指该凭证已登记账簿的标记,防止经济业务事项重记或漏记;“金额”是指该项经济业务事项的发生额;该凭证右边“附件张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数;最下边分别由有关人员签章,以明确经济责任。
3.付款凭证的编制要求
付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同,只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”,凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。
对于涉及“现金”和“银行存款”之间的经济业务,一般只编制付款凭证,不编收款凭证。
4.转账凭证的编制要求
转账凭证将经济业务事项中所涉及全部会计科目按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“一级科目”和“二级及明细科目”,并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。
(五)记账凭证的审核内容
记账凭证的审核内容主要包括:内容是否真实;项目是否齐全;科目是否正确;金额是否正确;书写是否正确。
出纳人员在办理收款或付款业务后,应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记,以避免重收重付。
四、会计凭证的传递和保管
(一)会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中,在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。
会计凭证的传递要能够满足内部控制制度的要求,使传递程序合理有效,同时尽量节约传递时间,减少传递的工作量。
单位应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。
(二)会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。
会计凭证的保管主要有下列要求:
(1)会计凭证应定期装订成册,防止散失。从外单位取得
的原始凭证遗失时,应取得原签发单位盖有公章的证明,并注明原始凭证的号码、金额、内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的,如车票丢失,则应由当事人写明详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,代作原始凭证。
(2)会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项,会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
(3)会计凭证应加贴封条,防止抽换凭证。原始凭证不得外借,其他单位如有特殊原因确实需要使用时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
(4)原始凭证较多时可单独装订,但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类,同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号,以便查阅。
(5)严格遵守会计凭证的保管期限要求,期满前不得任意销毁。
第六章会计账簿
一、会计账簿的概念和种类
(一)会计账簿的概念和意义
会计账簿是指由一定格式账页组成的,以经过审核的会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。
设置和登记账簿是编制会计报表的基础,是连接会计凭证与会计报表的中间环节,在会计核算中具有重要意义。通过账簿的设置和登记,可以记载、储存会计信息,分类、汇总会计信息,检查、校正会计信息,编报、输出会计信息。
(二)会计账簿与账户的关系
账户存在于账簿之中,账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体,没有账簿,账户就无法存在;账簿序时、分类地记载经济业务,是在个别账户中完成的。因此,账簿只是一个外在形式,账户才是它的真实内容。账簿与账户的关系是形式和内容的关系。
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(三)会计账簿的分类
1.按用途分类
(1)序时账簿。序时账簿又称日记账,是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。在我国,大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日记账。
(2)分类账簿。分类账簿是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。按照总分类账户分类登记经济业务事项的是总分类账簿,简称总账;按照明细分类账户分类登记经济业务事项的是明细分类账簿,简称明细账。分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。
(3)备查账簿。备查账簿简称备查簿,是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。
2.按账页格式分类
(1)两栏式账簿。两栏式账簿是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。
(2)三栏式账簿。三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种,区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否有一栏“对方科目”。有“对方科目”栏的,称为设对方科目的三栏式账簿;不设“对方科目”栏的,称为不设对方科目的三栏式账簿。
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